OBJETIVO

La presente Política de Protección de Datos Personales se adopta dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que la modifiquen, reglamenten, con el propósito de proteger la información y el ejercicio de los derechos de los titulares de datos que sean tratados por JYM CONTADORES LTDA. y cualquiera de sus filiales (que en adelante y para efectos del presente documento se denominarán “las Empresas”).

Los datos personales en custodia de las Empresas, en su condición de responsables y/o encargados según el caso, serán tratados cumpliendo los principios y regulaciones previstas en las leyes colombianas, la legislación nacional vigente y las buenas prácticas aplicables al régimen de protección de datos personales, de acuerdo con lo que determina la Política de Protección de Datos Personales que se define a continuación..

IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

Razón Social:  JYM CONTADORES LTDA.

NIT:                   860.531.120-4

Dirección :       Calle 114 a 45 – 65 Int 5 oficina 504, Bogotá 111111, Colombia

Teléfono :         + 57 310 294 1380

Página Web :    https://wwwjymcontadores.com

DEFINICIONES

• Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad:Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales o información que sea objeto de Tratamiento.
• Compañías:Se refiere a JYM CONTADORES LTDA. y sus empresas subordinadas y cualquier otra sociedad sobre la cual JYM CONTADORES LTDA. ejerza control, unidad de propósito y dirección.
• Dato personal:Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público:Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato semiprivado:Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere la ley.
• Dato privado:Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• Datos sensibles:Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular:Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia:Se da cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión:Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

PRINCIPIOS

• Principio de veracidad o calidad de los registros o datos:La información contenida en los bancos de datos debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el registro y divulgación de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de finalidad:La recolección y administración de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley. La finalidad debe informársele al titular de la información previa o concomitantemente con el otorgamiento de la autorización, cuando ella sea necesaria o en general siempre que el Titular solicite información al respecto.
• Principio de circulación restringida:La administración de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, de las disposiciones de la presente ley y de los principios de la administración de datos personales especialmente de los principios de temporalidad de la información y la finalidad del banco de datos.
  Los datos personales, salvo la información pública, no podrán ser accesibles por Internet o por otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o los usuarios autorizados conforme a la presente ley.
• Principio de temporalidad de la información:La información del titular no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos.
• Principio de interpretación integral de derechos constitucionales:La presente ley se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables.
• Principio de seguridad:La información que conforma los registros individuales constitutivos de los bancos de datos a que se refiere la ley, así como la resultante de las consultas que de ella hagan sus usuarios, se deberá manejar con las medidas técnicas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.
• Principio de confidencialidad:Todas las personas naturales o jurídicas que intervengan en la administración de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas en todo tiempo a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende la administración de datos, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

FINALIDADES

Los datos personales en poder de las Empresas serán tratados conforme con las siguientes finalidades de carácter general:

• Para el cumplimiento de las obligaciones y/o compromisos derivados de las relaciones negociales existentes con los Titulares como por ejemplo pero sin limitarse, datos de ubicación de referencia del Titular.
• Para el cumplimiento de las obligaciones legales que involucren datos personales de los Titulares.
• Para la gestión comercial y relacionamiento con sus los Titulares.
• Para el análisis prospectivo sobre tendencias y preferencias de los Titulares en relación con sus bienes y/o servicios.
• Para conocer de manera prospectiva las necesidades de los Titulares con el fin de innovar y satisfacer dichas necesidades.
• Para enviar facturas, estados de cuenta o cualquier otro documento requerido a su Titular.
• Para consultar al Titular en Centrales de Riesgo y realizar el reporte en caso de que haya lugar.
• Para comunicar a los Titulares información sobre sus bienes, servicios, publicaciones, eventos de capacitación, actividades empresariales y/o publicidad asociada a su actividad empresarial, trátese de bienes y/o servicios
• Para desplegar hacia los Titulares actividades de responsabilidad social empresarial.
• Para ser tratados por la sociedad matriz o las sociedades vinculadas en virtud de las relaciones societarias, contractuales o legales.
• Para compartirla con terceros en función del cumplimiento del objeto de la relación negocial entre las partes.
• Para compartirla entre ellas o terceros y suministrar datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones legales y negociales de manera directa o por intermedio de las entidades públicas que ejercen funciones de vigilancia y control.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Serán responsables del Tratamiento de Datos Personales JYM CONTADORES LTDA. y las Empresas subordinadas o filiales de JYM CONTADORES LTDA. y cualquier sociedad sobre la cual JYM CONTADORES LTDA. ejerza control, unidad de propósito y dirección.

JYM CONTADORES LTDA., es una sociedad constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 860.531.120-4  tiene su domicilio en la ciudad de Bogotá y sus oficinas están ubicadas en la Calle 114 a 45 – 65 Int 5 oficina 504 Teléfono: +57 3102941380. Correo electrónico: info@jymcontadores.com.

TRATAMIENTO DE DATOS SENCIBLES

En el desarrollo de su objeto social, las Empresas realizan el Tratamiento de Datos Personales de sus empleados, inversionistas, accionistas y proveedores de bienes y servicios. En cumplimiento de procesos y políticas corporativas, pueden llegar a requerir la transmisión o transferencia de dichos datos a sus Empresas vinculadas, filiales y/o subsidiarias. La recolección de datos personales por parte de las Empresas se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se recolectarán datos personales sin autorización del Titular, ni se utilizarán medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de Datos Personales.

En cumplimiento de la ley, las Empresas, no recolectarán datos de niños, niñas y adolescentes, salvo los relacionados con la vinculación de aprendices menores de edad conforme lo permite la normatividad vigente en materia laboral.

El Tratamiento de Datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso:

1. a) Datos personales de empleados, ex empleados, accionistas e inversionistas:Para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de las Empresas, tales como pagos de nómina, pagos y reportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud y Pensiones, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos y pago de dividendos. Además, se utiliza para el desarrollo de actividades de las Empresas tales como capacitaciones, otorgamientos de créditos, actividades de recreación, envío de comunicaciones corporativas, realizar alianzas comerciales para generar valores agregados para los empleados, para cumplir con las normas de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo y demás actividades que se requieran en el normal desarrollo de la organización y el cumplimiento de las normas, reglamentos y actividades.

 

En caso de que el proveedor de la plataforma sea extranjero, será posible la transmisión internacional de los datos conforme a los lineamientos establecidos por la legislación colombiana. Con los datos proporcionados se creará el respectivo perfil de usuario en la Intranet de las Empresas, el cual podrá ser administrado por cada Titular del dato.

Las Empresas utilizarán los datos de los empleados o ex empleados referentes a los derechos de imagen sobre fotografías o procedimientos análogos y/o digitales a la fotografía, o producciones audiovisuales (videos), de conformidad con las normas nacionales e internacionales que sean aplicables, para su reproducción, comunicación pública, transformación y distribución en ediciones impresas y electrónicas, digitales, ópticas y en Internet, para fines únicamente corporativos.

Durante la emergencia sanitaria a causa del Covid-19 o cualquier otra emergencia, las Empresas trataran datos sensibles de los empleados, proveedores, clientes, accionistas e inversionistas asociados a la salud tales como y sin limitarse a: toma de temperatura, síntomas y enfermedades prexistentes de él o su grupo familiar, lo anterior, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en materia de bioseguridad por el Gobierno Nacional.

1. b) Datos personales de Proveedores: Para cumplir con las obligaciones legales y/o contractuales, tales como pagos, reporte de pagos, reportes que por ley o por políticas internas las Empresas tienen la obligación de realizar facturación, para el mantenimiento y desarrollo de la relación comercial, para llevar a cabo actividades de mercadeo, promoción o publicidad, para realizar actividades de inteligencia de mercados, realizar alianzas comerciales para generar valor agregado, dar a conocer noticias e información de los productos y/o servicios de las Empresas; para cumplir con las normas de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo; para verificar deudas con el estado; para cumplir con las obligaciones a cargo de las Empresas en materia de calidad de los productos y servicios, para la atención efectiva de consultas y/o reclamos de proveedores, para la atención de consultas, peticiones y/o solicitudes; para iniciar y/o atender acciones y/o reclamos de proveedores. Para realizar auditorías, enviar invitaciones para participar en procesos de contratación, para solicitar y enviar cotizaciones y/o información sobre productos y servicios

DEBERES DE LAS EMPRESAS COMO ENCARGADA Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS:

las Empresas reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, las Empresas utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.
En el tratamiento y protección de datos personales, las Empresas tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas data.
  • Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular, adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
  • Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos
  • Informar a la Autoridad de Protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Autoridad de Protección de datos competente sobre el tema en particular.
  • Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de2012.
  • Velar por que en el uso de los datos se preserven los derechos de los menores, en referencia a los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que esté autorizado el tratamiento de sus datos.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente en materia de protección de datos.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

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DERECHOS DE LOS TITULARES:

Los Titulares de los datos personales a que se refiere la Ley 1581 de 2012, en su condición de Titular o legítimamente autorizado, en relación con el tratamiento de sus datos personales, tienen derecho a ejercer las acciones que la ley reconoce en materia de protección de datos personales y habeas data, a saber:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a las Empresas o los Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante las Empresa peticiones, quejas o reclamos, sobre el manejo de los Datos de los Titulares, en los canales dispuesto para ello.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO:

 

Los Titulares podrán en todo momento solicitar a las Empresas la supresión de los datos personales a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el procedimiento indicado en esta política. Si vencido el término legal respectivo, la Empresa encargada no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. En caso de que los Responsables realicen el Tratamiento de Datos Sensibles, se garantiza que se obtendrá la autorización para el tratamiento de dichos datos de manera previa y expresa, cumpliendo con las siguientes obligaciones:

• Se informará al Titular de los datos que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Se le informará de forma previa y expresa al Titular cuáles son los datos sensibles y cuál será la finalidad del Tratamiento que se les dará.

No se condicionará ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Sensibles

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA:

Para el ejercicio del Derecho de Habeas Data, el Titular del dato personal o quien demuestre un legítimo interés conforme lo señalado en la normatividad vigente, podrá solicitarlo en el correo info@jymcontadores.com . Quien ejerza el derecho de habeas data deberá suministrar con precisión los datos de contacto solicitados o en su defecto la información de contacto para efecto de tramitar y atender su solicitud para el ejercicio de sus derechos.

Recibida la solicitud de ejercicio de Habeas Data, la Empresa dará respuesta en el término legal de diez (10) días hábiles, el cual podrá ser prorrogado por cinco (5) días hábiles adicionales, previa comunicación a quien ha ejercido este derecho, de acuerdo con lo dispuesto por la ley.

El Titular o legitimado podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

El tratamiento de los datos personales que realizan las Empresas conforme a esta política se hará con base en la norma, programas, procedimientos e instructivos adoptados para el cumplimiento de la legislación aplicable a la protección de datos personales.

Para los datos recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013, las Empresas han puesto en conocimiento de los Titulares la Política de Protección de Datos y el modo de ejercer sus derechos mediante su publicación en la página web www.jymcontadores.com

Si en el término de treinta (30) días después de la publicación del aviso de privacidad en la página web, el Titular no ha contactado al responsable para solicitar la corrección, supresión, o autorización de sus datos personales, las Empresas continuarán realizando el tratamiento contenido en sus bases de datos para las finalidades indicadas en el aviso de privacidad.

 

TRANSFERENCIA O TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES:

Las Empresas podrán realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de los datos personales que tenga en sus bases de datos, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares de los datos personales autoricen expresamente la transferencia y transmisión, incluso a nivel internacional.

Para la transferencia de datos personales de los titulares, las Empresas tomarán las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con las Compañías o los fines autorizados por el titular de manera expresa, y solamente mientras esta autorización esté vigente. No podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

 

AVISO DE PRIVACIDAD:

El aviso de privacidad se encontrará inmerso en los formularios o documentos por medio de los cuales se recolecta información de los trabajadores, clientes, proveedores y demás titulares de los datos personales que maneja LAS EMPRESAS.
Los avisos serán ajustados, dependiendo de las especificidades de la base de datos en la que se recolectarán los datos, tales como, finalidad, vigencia, entre otros. Cuando se recolectan de manera verbal, esta leyenda es comunicada al Titular, de igual forma, la autorización se deja como constancia a través de medios técnicos dispuestos para el efecto.

 

AVISO DE PRIVACIDAD:

En conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 del 2012 y el Decreto 1377 de 2013 sobre la Protección de Datos Personales, las Empresas como responsable del tratamiento de datos personales se compromete a proteger su privacidad por el uso y recopilación de datos que nos haya suministrado a través de cualquier medio, como cliente o prestador de servicios, cumpliendo con las medidas de seguridad para su almacenaje que impidan el acceso, la adulteración, la perdida, la consulta o el uso por parte de terceros. Los datos harán parte de nuestra base de datos que para realizar los fines comunicados, informados y aceptados por usted en este documento.
El manejo de los datos se hará conforme con lo establecido en las Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales disponible en la página web http://www.jymcontadores.com/politica-de-proteccion-de-datos-personales/ y en las instalaciones de la sociedad que contienen las Políticas de Tratamiento de la Información, los derechos del Titular a acceder, consultar, actualizar, rectificar, suprimir los datos que reposan en nuestra base de datos, así como a revocar la autorización para su uso y los mecanismos para su efectividad, lo cual podrá hacerse poniéndose en contacto con los canales de atención gratuitos que se han habilitado para su información y que se mencionan en este documento.

 

MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

Las Empresas se reservan el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Protección de Datos Personales, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos. Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la página web www.jymcontadores.com

 

VIGENCIA:

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales es una actualización a la Política para el Tratamiento de Datos Personales y se realiza el 12/05/2022.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales se conservarán mientras se mantenga la relación negocial con el Titular o mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

En los procesos de cada una de las Empresas que impliquen la recolección y tratamiento de datos personales, se hará remisión a la presente Política de Protección de Datos.